Mesmo em tempos de teletrabalho, a agenda de atividades não exclui as reuniões e conferências pontuais. A tecnologia se tornou uma forte aliada e permite agilizar processos e projetos. Mas é preciso tomar certos cuidados para o sucesso deste encontro, seja do ponto de vista técnico ou comportamental.

Falar é necessário e diversas ferramentas ajudam a manter o contato humano. Faça reuniões por vídeo conferência ou telefone, mas pondere também se o assunto pede mobilizar um grupo ou pode ser resolvido com uma ligação ou e-mail. No caso de reuniões, o ideal é agendar e comunicar os envolvidos com certa antecedência.

A gestão do tempo também é necessária. Seja objetivo e faça a conferência fluir. Por mais que o momento de reencontro nestes tempos de isolamento possa ser uma válvula de escape para a solidão de muitos colegas, ele é uma reunião de trabalho. O ideal é deixar o momento de descontração para o final da pauta, assim não se perde o foco.

Confirma mais dicas a seguir:

• Monte a pauta, elencada por prioridades. Anote pontos-chave para não se perder nos argumentos.

• Mantenha o microfone fechado quando não estiver falando para evitar ruídos externos.

• Escolha um local para fixar a câmera que não fique na passagem dos moradores da casa.

• Não fique de pijama. Escolha roupas confortáveis, mas adequadas caso precise participar de uma reunião.

• Teste imagem e som antes de iniciar um encontro virtual.

• Lembre-se de abaixar o volume de aparelhos sonoros ou fechar portas e janelas para evitar ruídos.

• As crianças também estão se adaptando à nova rotina. Tente atribuir uma tarefa a elas durante o horário de trabalho. Caso os pequenos demandem atenção durante uma conferência, peça licença e feche áudio e vídeo.

• Em reuniões com mais de dez pessoas, vale criar uma ordem de fala ou usar recursos como “levantar” a mão para evitar que vários participantes falem ao mesmo tempo.